A hírlevél az egyik legfontosabb kommunikációs csatorna, legalábbis 1995 óta (ekkor lettek az SMTP, POP3 és IMAP protokollok az elfogadott standardok az elektronikus levelezés terén). Azóta is ez a leginkább stabil kommunikációs módszer az egy irányból egy irányba történő kommunikációban, annak ellenére, hogy sok vállalat kitolta az eredeti elképzelés határait: nem ritka, hogy tömegesen küldenek ki sok százezer vagy millió embernek leveleket. A tömeges email küldése nem újkeletű dolog, azonban számos nehézségbe ütközik, aki átgondolatlanul vág bele. Most eláruljuk, mik lehetnek ezek a nehézségek.

Amikor a boltban leveszünk a polcról egy szelet csokit, a pénztárig tartó úton kicsit olyanok vagyunk, mint Schrödiger macskája - legalábbis a biztonsági őr számára. Elvettük az édességet, de még nem fizettük ki. Magunknál tartjuk, jogot formálunk rá, holott még a bolt tulajdona. A pénztárnál bizonyíthatjuk, hogy méltóak voltunk a bizalomra, és valóban nem tolvajok, hanem rendes vásárlók vagyunk.

Valahogy így van egy a tömeges email-küldéssel is. 

Az email alapvetően nem tömeges üzenetküldésre lett kitalálva, a már említett okból: egy levélnek egy feladója van, és legfeljebb néhány fogadója, ez utóbbiak nagy száma esetén az emailes kommunikációt érdemes egy másik, megfelelőbb platformra helyezni. Amikor azonban mondjuk egy energiaszolgáltató kiküldi a havi áramszámláit sok millió ügyfelének, akkor beláthatjuk, hogy jelenleg ennél nincs jobb megoldás. Az email a legtöbb ember számára elérhető, bár egyre többen vannak, akik előbb találják meg a Facebookot, mint a levelezőklienst.

Aki azonban nagyon sok ilyen levelet küld ki egy időben sok embernek, az gyanússá válik. Mégpedig a spamek miatt.

Blacklist

A spamek, vagyis a kéretlen levelek küldése az emailezéssel nagyjából egyidős. Mivel közvetlenül két fél között zajlik a kommunikáció, nehéz ellenőrizni, a spam-szűrők pedig folyamatos harcot vívnak az ingyenes konverzióra hajtók vagy a pénzünkre hajtó állítólagos afrikai hercegek elszántságával. Aki tehát egyszerre sok tízezer, százezer vagy millió levelet küld ki, a szolgáltatók szemében automatikusan gyanússá válik.

Innentől kezdve rajtunk a sor, hogy bizonyítsuk: nem vagyunk spammerek. Hogy a tartalom, amit küldtünk, értékes, és a felhasználó számára hasznos. Sőt, a fogadó fél külön kérte... tulajdonképpen az ő érdeke, hogy elküldjük neki.

Mi van, ha mégis spam-listára kerül az IP címünk?

A megoldás egyszerűnek tűnik: új IP címet kell beállítani. Csakhogy egy új IP cím esetében számolni kell egy warm-up időszakkal. Az első napon csak 1000, a második napon csak 2000 emailt küldhetünk ki. Ez pedig egy sok ügyfeles szolgáltatónak nem hangzik túl jól (persze ha a tömeges email-küldést szakértő cég végzi, ők rendelkeznek a megfelelő számú, bejáratott IP címmel, így nekik nem probléma az átállás).

Fontos tehát tudnunk, hogy az IP, amiről mi, vagy az általunk megbízott cég küldi a leveleket, biztosan nincs-e tiltólistán.

Sebesség

A másik probléma a sebesség. A legtöbb ingyenesen vagy alacsony díjért elérhető hírlevél-küldő (Mailchimp, SendGrid, HubSpot, Brevo) szoftver ugyan megfelel a néhány száz vagy ezer címmel dolgozó cégeknek, de efölött már érteni kell ahhoz, hogyan állítsuk be a nagyobb teljesítmény érdekében. Sokan Postfixet használnak, ami tudhat akár 100 ezer emailt is óránként, de ehhez a teljesítményhez mindenképpen hozzáértő módon kell beállítani.

A tömeges emailküldéssel foglalkozó cégek pedig ennél is sokkal többet, akár több millió emailt is képesek kiküldeni óránként. 

Információhiány

A harmadik probléma a tömeges email-küldés esetében az, hogy amint elküldtünk egy levelet, kevés információnk marad róla. A legtöbben nem tudják, hogy az emailt a másik fél megkapta-e, megnyitotta-e, stb. Ha hatósági ellenőrzést kapunk, tudjuk-e bizonyítani, mit küldtünk és mikor? A GDPR korában könnyen lehet, hogy meg kell mutatnunk, hogy mindent szabályosan csináltunk. Vajon az általunk használt szoftver megfelel erre a célra?

Látjuk tehát, hogy az email, ez az „ősi” levelezési módszer egyszerre lehet áldás és átok. Ha pedig tömegesen használunk egy elvileg egy pontból egy pontba kifejlesztett kommunikációs módszert, számítsunk rá, hogy lesznek nehézségeink. De ha felkészülünk ezekre, akkor nyugodtan alhatunk.