A hideg email azt jelenti, hogy olyan leveleket küldünk ki üzletszerzés céljából, amiket senki nem kért (szaknyelven: nincs opt-in). Nagyjából megegyezik a spemeléssel, azzal a nagy különbséggel, hogy míg a spamelés illegális, addig Magyarországon legálisan vásárolhatunk cégadatbázisból kapcsolattartó email-eket vállalatokhoz, ahová legálisan küldhetünk bármit. Csakhogy a dolog nem ennyire egyszerű.

Hogy miért? Mert egy szolgáltató nem szeretne tömeges emailt küldeni olyan helyekre, ahol nem kérték ezeket az emaileket. Ez egyik szolgáltatónak sem jó, hiszen ha sok a bounce (az email nem ér célba), vagy sokan leiratkoznak, vagy spamnek jelölik ezeket az emaileket (hiszen spamnek is tűnnek), akkor az email-eket kezelő szolgáltató a saját IP címeit veszélyezteti. Ha ugyanis egyszer rásütik a spammer bélyeget az ő tartományára, a többi ügyfele is kárát látja ennek.

Lássuk, milyen megoldások vannak a piacon erre.

HÍRLEVÉLKÜLDŐ SZOLGÁLTATÓK és CRM-EK

Számtalan külföldi és magyar hírlevél és CRM alkalmazás létezik, a legismertebb Mailchimp vagy Mailjettől egészen a legkisebb magyar szolgáltatókig, akik a magyar nyelvű ügyfélszolgálattal tudnak itthon találni. Ezekben a közös az, hogy a szolgáltató vállalja, hogy kiküldi a kérdéses email-eket. Mi csak beírjuk, milyen email-címet tüntessenek fel küldőként, de valójában a saját szervereiket használják levelezési célra, és sok ezer emailt képesek kiküldeni óránként - vagy akár percenként.

Ezekben a szolgáltatókban az is közös, hogy nem akarnak hallani a hideg email-ekről. Akkor sem, ha a címlistát legálisan szereztük be. Különféle óvintézkedéseket tesznek annak érdekében, hogy a feltöltötte email-címjeinket ellenőrizzék. Valahol már itt lefut egy ellenőrző kód, és ha olyan email-eket talál a listában, ami gyanús, nem engedi ezeket a listákat használni. A kiküldés közben is folyamatosan zajlik a monitorozás, és ha az algoritmus úgy látja, kéretlenül küldjük a leveleket, leállítják a kampányt, és akár meg is szüntethetik az előfizetésünket.

HOSZTING SMTP SZERVER

Sokan még mindig úgy küldenek ki tömeges leveleket, hogy BCC-be teszik az email-címeket, és küldés. Ilyenkor mi történik? A szolgáltató - jelen esetben akár a Zero Time Services - saját SMTP szerverein igyekszik kiküldeni a sok emailt. Azonban a hoszting cégeknél is van egy limit, óránként egy email-címről hány email küldhető ki. Ha túl sokat próbálunk küldeni, a hoszting cél leállíthatja a folyamatot.

Az az SMTP szolgáltatás, amit a hoszting cégtől kapunk, a normál felhasználásra érvényes. A tömeges email-küldés egy külön szolgáltatás, ami ezeken a szervereken keresztül nem használható, és itt is szankciókat von maga után.

De nem csak a hoszting szolgáltatónak rossz ez a megoldás, hanem a mi domainünket is spamelőnek minősíthetik, ami azt jelenti, hogy a saját üzleti emailjeink is könnyen spam mappában landolhatnak a jövőben.

HIDEG EMAIL KÜLDŐ SZOFTVER

A fenti problémakört látva sokan egyfajta hibridet képeznek ezek a két fenti lehetőség között, ugyanis hozzáférést kérnek az SMTP szerverekhez (tehát meg kell adnunk a jelszavunkat egy külső cégnek,ami mindig kockázat, így javasolt egy erre dedikált email-címet létrehozni), és ami eleve egy bizalmat feltételez.

A szoftver készítői tehát nem vállalnak kockázatot, viszont azt vállalják, hogy mindent megtesznek azért, hogy ne kerüljünk spemmelő helyzetbe, és a hoszting szolgáltatónk se lássa úgy, tömeges emailt küldünk. Hogyan? Például úgy, hogy naponta viszonylag kevés levelet küld ki, ezek kiküldését munkaidőre korlátozza. De ezen túl még számos trükköt alkalmaznak azért, hogy a leveleink úgy tűnjenek, kézzel küldtük őket, akár több ezret is, és hónapokig mást sem csináltunk, mint ezeket írtuk. 

HIDEG EMAIL SPECIALISTA

Akik igazán sok emailt küldenek egy hónapban, milliós nagyságrendűt, a fenti megoldások közül egyiket sem tartják kellően megbízhatónak. Ilyenkor jön képben olyan szolgáltató aki tényleg tudja, hogyan kell ezt jól csinálni.

Az ilyen szolgáltatónak saját szerverei, IP tartományai vannak, és olyan infrastruktúrája, hogy képes legyen kiszolgálni akár egyszerre több országos szolgáltatót, és sok millió címzettet. Ha egy IP tartományt spamnek jelölnek, nincs gond, mert fognak egy másik tartományt, és azon folytatják a munkát (fontos, hogy egy új IP tartományt először be kell melegíteni, nem küldhető rajta első nap sok email, vagyis a szolgáltatónak előre bemelegítve van egy rakás IP).

Mi a hátulütője? Az, hogy egy ilyen szolgáltató nem olcsó, és nem is áll szóba velünk egy bizonyos mennyiség alatt. 

Jól láthatjuk tehát, hogy nincs könnyű helyzetben az, aki havi néhány ezer hideg emailt küldene ki. Senki nem foglalkozik velük szívesen, akik mégis, azok a kockázatot áthárítják. Látható tehát, nem elég, ha valami legális. Az is kell, hogy megérje vele foglalkozni másoknak.