Legutóbb arról írtunk, milyen sok pénzt égethetnek el egy cég bevételeiből az olyan szoftverek, amikre feleslegesen fizettek elő, és elfelejtették azokat lemondani. Most az ellenkezőjéről is beszéljünk: milyen sok bosszúságot okozhat, ha az olyan licenceket, amikre elő kellett volna fizetnünk, nem tettük meg.

A szoftveraudit ténye általában váratlanul éri a cégeket, és nem is igazán gondolják, hogy ez egy komoly esemény a vállalat életében. Annál jobban izgulnának, ha utánanéznének, a szoftvercégek milyen nagy bevételekre tesznek szert a jogosulatlan használat következtében kirótt büntetések következtében. 

És a büntetés jóhiszeműség mellett is jöhet. Nem kell, hogy szándékosság vezessen a bírsághoz, elég néhány jóhiszemű tévedés. Lássuk, milyen hibákat vétenek a cégvezetők ezen a téren.

„Az informatikusok pontosan tudják, hogy milyen szoftvereik vannak.”

Az átlagos informatikusnak nehéz lehet átlátni egy szoftverfelhasználási szerződést, különösen ha nincs tapasztalata a szoftvergazdálkodás terén. Az informatikusoknak nem várható el, hogy figyelemmel kísérjék a cég licencállapotát és szankcióit.

„Elég sok pénzt költünk szoftverekre, így biztosan rendben van minden.”

Sok vezető úgy gondolja, hogy a nagy összegű költés biztosíték arra, hogy a szoftverekkel kapcsolatosak minden rendben van. Ez azonban nem feltétlenül így van. Sok esetben a magas költés jó tárgyalási pozíciót biztosít nekünk, de amikor elmaradt licencek után jogosult kiszámlázni pénzt egy másik cég, meg fogja tenni.

„Csak akkor kell foglalkozni a problémával, amikor az auditálás történik.”

Az auditra való értesítés és az auditor érkezése között eltelik egy kis idő. De ha a cég nem foglalkozik a szoftvergazdálkodással, akkor az auditra való felkészülés felületes és kapkodó lehet, és maradhatnak hibák vagy elkerülhetetlen büntetéshez vezető megoldások.

„Egy kimutatás lekérése a könyvelésből elegendő.”

A könyvelők sem mindig rendelkeznek elegendő ismerettel a licenckezeléshez. „Egy darab szoftver” - sok esetben ennyit látnak ők a rendelkezésre álló eszközből, ebből pedig nehéz következtetéseket levonni.

„Nem használjuk aktívan azt a szoftvert, úgyhogy nincs is rá szükségünk.”

Azt gondolhatjuk, hogy azon szoftverek telepítése, amiket nem is használunk, nem lényegesek. Valamikor valaki feltelepítette, de nem állítottuk a cég szolgálatába, vagyis nem is lényeges, hogy milyen mögötte a licenc… Az auditor máshogy gondolkozik sajnos.

Ha bármelyik fenti állításban magunkra ismerünk, érdemes átgondolni a cégünk szoftverhasználati módszereit. Sokkal jobb egy nyugiban lefolytatott belső vizsgálat, ami után esetleg kiderül az is, hogy milyen sok feleslegesen fizetett licenc zabálja a bevételünket, mint egy kapkodós, ősz hajszálakat okozó egy hónapos rémálom, amikor mindent megpróbálunk eltüntetni az audit előtt.